Tipp: Einstellungen im LawFirm®-Dokumentenviewer (P)

Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt Anleitung und wichtige Tipps zur optimalen Einstellung des LawFirm® Dokumentenviewers für Ihren Arbeitsplatz. So können Sie die Inhalte der digitalen Akten in LawFirm® besonders einfach und übersichtlich durchsehen.

Für Details zu den einzelnen Schritten öffnen Sie bitte die mit „+“ markierten Überschriften.

Mit der LawFirm® Version 8.2u wurde die Dokumentanzeige der Professional- und Enterprise-Version nochmals erheblich aufgewertet. Neben den bekannten PDF Bearbeitungs- und Stempelfunktionen enthält die Dokumentanzeige nun auch Bereitstellungsfunktionen für den Akteninhalt in Form von PDF Dokumenten zum elektronischen Versand an Gerichte oder für allgemeinere Zwecke, wie z.B. als Lesekopie, zur Mitnahme auf Mobilgeräten, (verschlüsselte) E-Mail Anlagen, etc. Wegen der dadurch weiter steigenden Bedeutung der Arbeit mit dem elektronischen Akteninhalt haben wir hier einige Einstellungs-Tipps zusammengestellt. Die Dokumentanzeige kann aus dem …

  • Aktenfenster (zur Anzeige des Akteninhalts),
  • dem Adressenfenster (alle Dokumente, mit dieser Adresse als Absender/Empfänger),
  • dem Dokumentenverwaltungsfenster (Inhalt der elektronischen Arbeitsmappen)

jeweils über das folgende Symbol aufgerufen werden:

Für eine optimale Darstellung der Dokumente und Dateien in Ihrer elektronischen Akte mit dem LawFirm® Dokumentenviewer sollten Sie kurz diese mit wenigen Klicks einzurichtenden Einstellungen vornehmen bzw. prüfen – am besten in der folgenden Reihenfolge:

Standardmäßig richtet sich die Schriftgröße in der Dokumentliste des LawFirm® Dokumentenviewers nach dem für das LawFirm® Fenster eingestellten Zoom-Faktor. Je nach den Eigenschaften des Monitors (Größe, Auflösung, Skalierungseinstellungen) kann das auch zu übertrieben groß erscheinender Schrift führen. Bei der Entwicklung wurden deshalb bereits entsprechende Einstellungsmöglichkeiten vorgesehen:

LawFirm® Dokumentenviewer Optionen (Werkzeugsymbol rechts unten) – Register „Allgemein“

  • Die Option „Fenstergrößen-Skalierung mit LawFirm® Fenster ausschalten“ beseitigt den direkten Zusammenhang mit der Größe des LawFirm Fensters und erlaubt eine individuelle Anpassung des Dokumentenviewers.
  • Die Option „Schriftgrad für den Inhalt der Dokument-Liste“ stellt die Größe der Schrift in der Liste der Dokumente ein (im Beispiel: 12).
  • Mit dem Knopf [Änderungen als Standard für ‚…‘ speichern] können Sie die aktuelle Einstellung auf Dauer übernehmen.
    Tipp: Wenn das Fenster so groß skaliert ist, dass der [OK] Knopf nicht erreichbar ist, genügt es, wenn Sie den Dokumentenviewer nach dem Ausschalten der Fenstergrößen-Skalierung und dem Speichern als Standard den Dokumentenviewer kurz schließen und wieder öffnen.
  • Die Angabe – für ‚…‘ (bzw. unten links „aktueller Kontext“) – ermöglicht unterschiedliche Einstellungen, je nachdem ob der Dokumentenviewer für die Dokumente einer Akte, einer Adresse oder einer Arbeitsmappe aufgerufen wurde.

Wenn Sie die Schriftgröße eingestellt haben, können Sie – am besten nachdem Sie ein Word Dokument geöffnet haben – auch die Breite der Dokumentliste verändern, indem Sie

  • einfach den linken Rand anfassen (es erscheint ein horizontaler Doppelpfeil) und dann den Streifen breiter oder schmaler ziehen.
  • Auch die Breiten der einzelnen Spalten können Sie – durch Anfassen der vertikalen Trennlinien zwischen den Überschriften – individuell verändern. Man sollte mindestens einen ausreichenden Teil des Kommentars sowie das Erstell-Datum gut erkennen können.
  • Per Klick auf eine Spaltenüberschrift können Sie eine bestimmte Sortierung einstellen. Standardmäßig ist die Dokumentliste nach dem Erstell-Datum absteigend sortiert, so dass die neuen Dokumente am Anfang der Dokumentliste stehen.

Einstellungen Speichern:

  • um die so gefundene Einstellung auf Dauer zu speichern, wechseln Sie wieder über das Werkzeugsymbol in die  Optionen des LawFirm® Dokumentenviewers (Bildschirmausdruck siehe oben).
  • Dort können Sie im Register „Allgemein“ die eingestellte Fensterbreite mit dem Knopf [aktuelle Einstellung übernehmen] festhalten.
  • Mit dem Knopf [Änderungen als Standard für … speichern] können Sie die aktuelle Einstellung der Fensterbreite, der Spaltenbreiten und der Sortierung auf Dauer übernehmen.

Tipp:

Das Erstell-Datum und den Kommentar können Sie im LawFirm® Fenster „E-Akte, beA“ / „Elektronische Akte“ ändern, um die Auffindbarkeit der Dokumente in der Akte zu verbessern.

Für das „Blättern“ durch den Akteninhalt ist es besonders angenehm, wenn die angezeigten Dokumente links neben der Dokumentliste erscheinen und sich nicht mit dieser überlappen. Bei PDF Dokumenten sorgt der Dokumentenviewer selbst dafür; für Word Dokumente und Outlook E-Mails sind im Dokumentenviewer folgende Einstellungsmöglichkeiten vorgesehen:

LawFirm® Dokumentenviewer Optionen (Werkzeugsymbol ) – Register „Office-Optionen“

  • Öffnen Sie zunächst ein Word Dokument. Ordnen Sie das Dokument neben dem Viewer-Streifen an und stellen das Word Fenster auf die gewünschte Position und Größe ein (z.B. bildschirmfüllend, aber links neben der Dokumentliste).
  • Stellen Sie dann in Word die gewünschte Größe der Anzeige ein (z.B. durch Drehen am Rollrad der Maus bei festgehaltener Strg-Taste).
  • Mit dem Knopf [aktuelle Word-Einstellungen übernehmen] werden die aktuellen Word-Fensterabmessungen und der in Word eingestellte Zoomfaktor festgehalten.
  • Etwas weiter unten wird mit der E-Mail Option „Fenster-Position wie für Word Dokumente setzen“ dafür gesorgt, dass sich Outlook E-Mails an derselben Stelle öffnen.
  • Mit dem Knopf [Änderungen als Standard für ‚…‘ speichern] können Sie die aktuelle Einstellung auf Dauer übernehmen.

Bei Akten mit vielen Dokumenten kann es zur Übersichtlichkeit und besseren Auffindbarkeit beitragen, wenn die Dokumente in Ordner einsortiert werden können. Im LawFirm® Dokumentenviewer gibt es dazu eine besondere Funktion, die die Anzeige in einer Ordnerstruktur anhand der zu den Dokumenten vorhandenen Informationen ermöglicht, ohne dass man sich die Arbeit des Einsortierens machen muss. Diese Anzeige kann dann auch dynamisch an- und ausgeschaltet oder umgestellt werden – ganz ohne aufwändiges Umsortieren.Einige Beispiele finden Sie auf dieser Info-Seite zur „dynamischen Baumstruktur“ im LawFirm® Dokumentenviewer.

Das folgende Beispiel zeigt die Einstellung für Ordner nach den zugeordneten Adressen (es bilden sich dann eigene, „virtuelle Ordner“ für Mandant, Gegner, Gericht etc. ):

LawFirm® Dokumentenviewer Optionen (Werkzeugsymbol ) – Register „Ordnerstruktur“

  • Wenn Sie in der Dokumentliste Ordner nach den Adressaten/Absendern bilden möchten, klicken Sie einfach in der Liste rechts auf „Adresse“ und dann auf den [ < ] Knopf in der Mitte, um den Eintrag „Adresse“ nach links zu verschieben. In der Anzeige werden die Dokumente dann so dargestellt, als seien sie in Adressen-Ordner einsortiert.
  • Die erste Spalte (Art) muss dann evtl. etwas verbreitert werden, damit man die Ordnerbeschriftung gut erkennen kann.
  • Genauso einfach kann die Ordnerstruktur wieder ausgeschaltet werden: durch Zurückschieben in die rechte Liste mit dem [ > ] Knopf.
  • Mit dem Knopf [Änderungen als Standard für ‚…‘ speichern] können Sie die aktuelle Einstellung auf Dauer übernehmen.
  • Tipp: Ordnen Sie dazu am besten auch die eingehenden Dokumente (PDF, Scans, E-Mails, etc.) beim Importieren den Absender-Adressen zu, damit sie nicht in einem Ordner „Ohne Angabe“ angezeigt werden (siehe unten).

Für die Auffindbarkeit der Dokumente – besonders in umfangreichen Akten – kann es sehr nützlich sein, Stichworte zum Inhalt in die Kommentartexte einzutragen. Die Stichworte helfen dann in der Dokumentliste des LawFirm® Dokumentenviewers, aber auch in der Aktenhistorie und im Fenster „E-Akte, beA“ / „Elektronische Akte“ dabei, das gesuchte Dokument sehr schnell zu finden.Wenn kein Stichwort angegeben wird, leitet LawFirm® den Kommentar aus der verwendeten Textvorlage ab (z.B. „Brief an …“ oder „Liquidation an …“), das ist aber u.U. zu unspezifisch, um später Dokumente in der elektronischen Akte schnell wieder zu finden.

Die Eingabe an den unten genannten Stellen wird jeweils auch durch eine Rollbalkenauswahl unterstützt, d.h. man hat minimale Eingabearbeit und eine einheitliche Schreibweise ist sichergestellt. Die Inhalte dieser Rollbalken können Sie selbst auf Ihren eigenen Bedarf anpassen (Details etwas weiter unten).

Im Fenster „Neues Schreiben in der Akte …“ (Briefumschlag-Symbol)

  • Geben Sie vor dem Klick auf [Dokument erstellen] im Feld „Kommentar/Inhalt“ ein Stichwort ein bzw. wählen es aus dem Rollbalken aus.

Im Fenster „Datei-Import in elektronische Akte“ (Drag & Drop- bzw. Ordner-Import)

  • Geben Sie vor dem Klick auf [Alle abgehakten Dateien importieren] im Feld „Komm.“ (rechts neben der Aktenzuordnung) ein Stichwort ein bzw. wählen es aus dem Rollbalken aus.
  • Bei Outlook E-Mails oder Nachrichten im elektronischen Rechtsverkehr (beA oder Governikus Communicator) wird hier automatisch der Betreff als Kommentar vorgeschlagen und kann ergänzt oder überschrieben werden.
  • Tipp: Ordnen Sie am besten auch eingehende Dokumente den Absender-Adressen zu. Bei Outlook E-Mails erfolgt das automatisch, wenn die E-Mail Adresse bei den Aktenbeteiligten gefunden wird.

Im Fenster „E-Akte, beA“ / „Dokumente scannen“ (für mit LawFirm gescannte Papierdokumente)

  • Geben Sie vor dem Klick auf [Dok. speichern] im Feld „Komm.“ (rechts neben dem Datum) ein Stichwort ein bzw. wählen es aus dem Rollbalken aus.
  • Als Datum sollten Sie das Datum des gescannten Schreibens eintragen – das ist i.d.R. aussagekräftiger als das Datum zu dem Sie das Dokument gescannt haben.
  • Tipp: Ordnen Sie mit der Funktion „Akte/Adresse ändern“ am besten auch gescannte Dokumente den Absender-Adressen zu.

Rollbalken-Inhalte für Kommentartexte selbst verwalten

  • Wechseln Sie im LawFirm® Menü „Extras“ zu den „LawFirm Optionen“
  • Klicken Sie links auf das Register „Textvorgaben für Rollbalken“ (dort finden Sie zentral zu allen selbst konfigurierbaren Rollbalken-Inhalten).
  • Mit dem Knopf [1. Aufgaben + Elektron.Akte ] öffnet sich das richtige Eingabefenster.
  • Wählen Sie oben unter „Rollbalken zu“ die Kategorie „Eingangs-DOKs“ (importierte oder gescannte Dokumente) oder „Ausgangs-DOKs“ aus (für selbst erstellte Word Dokumente)
  • Bei nicht benötigten, vorgegebenen Inhalten können Sie die „Anzeigen“ Option ausschalten. Mit dem [Neu] Knopf können Sie eigene Inhalte ergänzen.